大家在进行软件定制开发和软件外包开发的过程中，第一件事就是撰写需求文档，需求文档是用户和软件开发人员之间就将要开发的软件系统功能目标描述清楚的文档，是未来软件设计和实现的依据，软件需求文档是软件定制开发项目和软件外包开发项目最终交付的成果中的重要组成部分，一个高质量的需求文档依赖于甲方和乙方的充分沟通和共同努力。
需求文档的主要使用对象有：客户也就是软件的最终使用方、项目经理也就是管理项目开发的人员、软件开发人员、软件系统测试人员、软件系统的后续维护人员、软件系统的客服及培训人员。对于客户来说，需求文档的作用主要是了解是否满足自己的业务需要以及作为之后软件验收的标准；对于项目经理来说，需求文档的作用是通过需求文档了解软件过程和按照需求文档制订开发计划和开发路线；对于软件开发人员来说，需求文档就是开发任务描述，深入的理解业务场景和软件功能以确定具体的要开发实现的工作内容；对于软件系统测试人员，通过需求文档撰写测试文档及测试用例，验证软件系统是否满足要求，进行单元测试和集成测试；对于软件维护人员，提前阅读需求文档利于软件维护人员理解软件系统模块间的逻辑关系，为后续接手维护打下基础；软件客服人员和培训人员，后续可以在需求文档的基础上撰写软件用户使用手册和培训手册，为后续的工作进行提前做好各项准备。