在软件外包一个文档管理系统之前，您可以看看，一个文档管理系统（DMS）是一个系统（基于管理的情况下，计算机程序的数字文件）用于跟踪，管理和存储文档和减少纸张。大多数能够记录由不同用户创建和修改的各种版本（历史跟踪）。该术语与内容管理系统的概念有一些重叠。它通常被视为企业内容管理（ECM）系统的一个组成部分，与数字资产管理，文档成像，工作流系统和记录管理系统相关。
从20世纪80年代开始，许多供应商开始开发软件系统来管理基于纸张的文档。这些系统处理纸质文件，不仅包括印刷和出版的文件，还包括照片，印刷品等......后来的开发人员开始编写第二种类型的系统，可以管理电子文档，即在计算机上创建的所有文档或文件，并且通常存储在用户的本地文件系统中。最早的电子文档管理（EDM）系统管理专有文件类型或有限数量的文件格式。许多这些系统后来被称为文档成像系统，因为它们专注于图像文件格式的捕获，存储，索引和检索。EDM系统发展到系统可以管理可以存储在网络上的任何类型的文件格式的程度。应用程序发展到包括电子文档，协作工具，安全性，工作流和审计功能。

这些系统使组织能够捕获传真和表单，将文档的副本保存为图像，并将图像文件存储在存储库中以便安全和快速检索（由于系统处理从文档中提取文本，因此可以进行检索在捕获过程中，text-indexer函数提供了文本检索功能）。

虽然许多EDM系统以其本机文件格式（Microsoft Word或Excel，PDF）存储文档，但一些基于Web的文档管理系统开始以html的形式存储内容。这些策略管理系统要求将内容导入系统。但是，一旦导入内容，该软件就像搜索引擎一样，因此用户可以更快地找到他们想要的内容。html格式允许更好地应用搜索功能，例如全文搜索。